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面试心理学:属事优先

《礼记》是介绍礼仪制度的书,书中有一章专门讲天子的礼仪。据记载,每年十月,天子要检查祭祀用的器物,如果器物制作不当,要追究制作工匠的责任。怎么知道器物是哪个工匠制作的?《礼记》介绍了一个办法,叫做“物勒工名”,“物”是指器物,“勒”的意思是刻,“工名”是工匠的名字。物勒工名,就是在器物上刻下工匠的名字,这是早期的质量管理制度。

关于物勒工名,《礼记》中有五句话,“物勒工名,以证其诚;功有不当,必行其罪,以穷其情。”

这五句话说出了物勒工名的价值,它可以查明责任人,追究主观责任,这是“必行其罪”;还可以明查客观原因,杜绝类似情况发生,这是“以穷其情”。想象一下古代的宫廷作坊,假如一个白玉酒尊上有瑕疵,作坊主管看一看酒尊上的名字,再把工匠叫来问一问情况,就能把责任和原因调查清楚。

到了现代,情况变得很复杂,因为小产品背后是大系统。以鼠标为例,罗技公司做过调查,从塑料、金属,即材料开始统计,一个鼠标的生产需要37万人参与;如果从二极管、传感器,即元件开始统计,需要4100人参与;如果从电路板、软件、说明书,即部件开始统计,鼠标的生产需要220人参与。假如某人买了一个鼠标,过几天鼠标坏了,他下决心找出责任人,这件事的难度非常大,因为他面对的是40万人的协作体系,怎么办?他只能就事论事,不再寻找责任人,而是让鼠标公司换一个鼠标给他。

酒尊和鼠标,代表了手工业和大工业的本质差别。在手工环境中,管人是管理的重点,管事是通过管人来实现的。在工业环境中,管人的效率很低,管理的重点是管事。管人还是管事,也是传统管理和现代管理的差别,现代管理的三个基础理论,即泰勒的作业管理、法约尔的职能管理,和韦伯的科层管理,都是管事的理论。

现代管理的核心特质是“管事”,对于管理者而言,管事的意义在于选择,在需要投入时间精力的因素当中,和人有关的因素都往后排;和人没关系、和事有关系的因素,就优先管理,这个原则叫做属事优先,定义如下:属事性因素的价值优先

和“属事优先”相对的原则,是“属人优先”。属人优先的具体表现,是在管理因素当中,优先把时间精力分配给和人相关的因素。以“物勒工名”为例,就是把时间分配给对工匠的处罚和奖励,这是属人优先。更有效的质量管理,是围绕流程、标准、工具、方法,对属事性的因素多下些功夫。

在远古时代,属事优先原则也有作用。建于4600年前埃及大金字塔,它的施工管理,采用了属事优先原则。考古学家发现,金字塔石块之间缝隙很小,连刀都插不进去。要达到这种施工精度,需要独立的监理。如果只有监工,监工为了赶工期,不会把施工标准定得这么高。合理的解释,是有一批只对质量负责的监理,才能保证施工的高标准。监理对施工的管理,是纯粹的管事,监理不管工人是奴隶还是平民,也不管工头是埃及人还是巴比伦人,监理只管质量,质量不达标就要返工。

金字塔的质量,说明了它采用了属事优先原则。品质管理有一个普遍规律,即高品质都来源于管事,不论是生产、施工的高品质,还是服务、信息的高品质,背后的管理都是管事。管人管到极致,也管不出管事能达到的品质水平。

古代的管事,另一个物证是秦国的箭。秦兵马俑坑里出土了上万枚箭,这些箭的箭头长2厘米,箭头含铜80%,含锡20%,这种合金的硬度高,适合做箭头。箭头后面的箭簇,是一根长10厘米的铜杆,箭簇含铜97%、含铅2%、含锡1%,这种合金的韧性强,适合做箭簇。一支这样的箭射到盔甲上,高硬度箭头所受的阻力,会被高韧性的箭簇吸收,使得箭头既能射穿盔甲,也不会因为受力而破碎,这能保证箭的杀伤力,也能保证箭的回收利用。用当代科技来分析,这种箭的设计、合金配比和生产工艺,是所有可能方案当中的最佳方案。

箭的设计、配比和工艺,有几千种方案,能从这么多方案中找到最佳方案,古人靠的可能不只是运气,应该还要靠试错。

古人没有科学理论做指导,研发只能靠试错。如果研发管理是管人,即研发成功就重奖,研发失败受重罚,研发很难找到最佳方案,因为没人知道有一个最佳方案。试错式研发很辛苦,要尝试几十次、上百次,才能获得一点似是而非的小进步。为了这么一点小进步,工匠要被处罚一百次,这是管人的后果。在管人的模式下,工匠为了少受罚,就要尽量少研发。如果采用只问耕耘、不问收获的研发模式,工匠就能通过持续试错,慢慢逼近最佳方案。

研发管理也有一个普遍规律,领导型的研发都来源于管事,管人的研发适用于追赶型的研发。

从短期来看,管人比管事见效快;从长远来看,管人的机会成本很高。企业到了一定的规模,中高层管理者就要把时间精力转向管事,开始谋划怎么把一个手工作坊,改造成一个微型的工业体系。从作坊到体系,前提条件是在部门经理这个层面,有一批具备属事优先能力的管理者。因此,部门经理及以上层级的岗位,招聘面试要测试候选人的属事优先能力。属事优先包括三个部分,过程追溯、顾客意识、双向规划。

过程追溯,是流水线逼出来的管理升级。在手工业时代,每个人的工作都有一个成果,如果成果不是一个部件,至少也是一个元件。如果产品的某个元件有问题,可以去找和元件对应的人,“物勒工名”就是这个逻辑。流水线出现之后,元件和人之间的对应关系消失了。在电影《摩登时代》里,卓别林演的工人,工作是拧螺丝,卓别林只对拧螺丝这个动作负责,他不对元件、部件负责。反过来也一样,元件、部件也找不到对应的责任人,通过管人来实现管事,这条路走不通。

每当老路走不通,新路又没找到的时候,就会出大师。谁能够在流水线时代,找到代替“物勒工名”的管理办法,谁就会成为大师。解决这个问题的大师有三四个,其中之一是约瑟夫·朱兰。

1926年,22岁的朱兰加入霍桑工厂的项目组,和咨询公司一起探索质量管理。在项目工作中,朱兰发现,质量问题主要来自高层决策,20%的决策失误,导致了80%的质量缺陷,朱兰先把这个现象叫做“关键的少数和不重要的多数”。后来,朱兰把这个现象命名为“帕累托定律”,因为经济学家帕累托发现,20%的富人掌握了80%的财富。

基于帕累托定律,朱兰认为质量问题不能从现象着手,更不能从工人着手,要从系统着手。把生产过程追溯一遍,确定材料变元件、元件变部件、部件变成品的完整逻辑,再根据逻辑缺陷,去查找生产环节中的问题。朱兰把这种方法比喻为三步:对菜单、看菜谱、找问题。朱兰的观点是,如果菜单是错的、菜谱是错的,菜就一定是错的。如果从菜入手,去解决菜的问题,菜谱和菜单仍然是错的。

帕累托定律广受好评,企业界发现它是分析问题的通用法则。企业中的问题,不论是生产问题、质量问题,还是营销问题、研发问题,主要来自少数决策失误,解决问题的方法也一样,对菜单、看菜谱、找问题。

后来,帕累托定律越来越有名,几乎路人皆知,而且被误认为是帕累托提出的定律。回想为定律命名的过程,朱兰懊悔地说,当初应该把它叫做朱兰定律。

1954年,朱兰去日本介绍质量管理。当时的日本产品,以价格低、质量差而闻名。日本公司为了提高质量,想尽了办法,但都是在属人的因素上努力,管理者发现了次品,先找责任人,再扣钱罚款,甚至打人骂人,总之是手段用尽,而收效甚微。朱兰介绍的方法,和工人一点关系都没有,这对日本公司来说,是巨大的震撼。震撼之余,日本公司潜心学习20年,到了1970年,日本制造的质量全面超过了美国制造。

正当美国人惊呼日本即将超过美国的时候,美国的高科技企业,用属事优先的原则,把原本手工性的研发,改造成了大工业,美国公司又一次跑在了前面。当各国都在追赶研发的时候,美国的一批高科技创业者,又用属事优先的原则,把手工性的创业改造成了大工业,再一次跑在了前面。下一轮改造是什么?各个方向都有人在努力,比尔·盖茨正在尝试把公益事业改造成大工业。

属事优先的第二个部分,是顾客意识。顾客意识是朱兰质量管理的执行手段,具体办法是培训,即在公司内部流程中,流程上端把下端视为顾客。假如某公司有三个部门,按照由外而内的顺序排列,分别是销售部、生产部、研发部。引入顾客意识之后,研发部就要把生产部视为顾客,生产部把销售部视为顾客。各部门都把下端视为顾客,先了解顾客需求,再把顾客需求变成部门工作目标,通过这个办法,把公司改造成方向一致的系统。

日本公司学习顾客意识也学得很扎实,诞生于日本的两种管理模式,阿米巴管理和丰田的精益管理,都是朱兰顾客意识的升级。如果一个公司,把内部流程理清楚,上端都视下端为顾客,然后再用内部财务结算,把顾客意识变成财务数据,这就是阿米巴管理。相比顾客意识,阿米巴的优势很明显,因为顾客意识无法跟踪、无法考核,把顾客意识变成部门的财务指标,顾客意识就有了方向,也有了动力。而且,上下端之间的讨价还价,还能增进相互了解。

丰田的精益管理,也是顾客意识的升级。在朱兰的顾客意识中,每个工段都把下端工段视为顾客。丰田公司受此启发,把顾客意识进一步细化,不以工段为单位建立顾客意识,而是以工位为单位建立顾客意识。工位间的顾客意识,类似《摩登时代》中的卓别林,他拧螺丝的时候,要把下一个工位的同事,即为螺丝刷油漆的同事视为顾客。卓别林要去问一问那个同事,我怎么拧螺丝,才能让你刷油漆更顺手?为了增进工位之间的了解,丰田公司还设计了轮岗,让拧螺丝的卓别林,亲自去刷一刷油漆,让他知道什么样的螺丝,刷油漆最顺手。

假定每个工段有20个工位,丰田的精益生产,就比工段级的顾客意识精细了20倍。每个工段都精细20倍,所有工段加在一起,形成的复合效应巨大。丰田公司凭借这种复合效应,超过了福特和通用。

在顾客意识上,美国公司走了一条和日本公司不一样的路。美国公司把上下级之间的关系,变成了内部顾客关系,而且强制要求上级视下级为顾客,这个观念带来了一场领导力革命。日本公司由于文化的原因,在这一点上追不上美国公司。

属事优先的第三个部分,是双向规划。双向规划的第一个方向,是对现实的规划,即朱兰提出的过程追溯和顾客意识。双向规划的另一个方向,是对未来的规划,是务虚的愿景和理想化的使命。双向规划的灵感,来自于朱兰的“对菜单、看菜谱、找问题”。实行全面质量管理的公司,项目做完之后,公司就有了一批系统专家,他们擅长无中生有的系统规划。质量项目做完了,但这批人不会闲下来,他们把质量管理的那一套办法,搬到销售领域,就成了顾问式销售;搬到营销领域,就成了全员营销管理;搬到全业务领域,就成了流程再造;再搬到财务领域,就成了作业成本核算,总之是全面开花。

朱兰的职业生涯,也受益于属事优先的思想。1941年,朱兰为美国商务部工作,他把质量管理的思路,用来规划商船的行政手续和货物装卸,他的这一项贡献,被称为商业过程重组,后来发展成了独立的物流管理。

在双向规划方面,日本公司跟不上美国公司,因为日本公司缺少对应的组织机构。在美国公司里,面向未来的规划由董事会负责,美国公司的董事会,有一批专职务虚的人,他们能对接朱兰开创的务虚规划。美式董事会因为务虚,发展出了专业委员会,其中有传统的预算委员会、审计委员会,还有新兴的廉洁委员会、公平委员会。美国的小公司也紧跟潮流,发展出了适合小公司的执行董事和独立董事。

日本公司没有董事会传统,日式的董事会其实是复杂一点的管理层。这样的组织结构,导致日本公司的董事,把主要精力花在了具体实务上,对未来的关注不够。

属事优先的三个部分,是过程追溯、顾客意识、双向规划。面试中测试属事优先,可以把过程追溯和双向规划,这两项能力合并成在一起测试。这个测试是问两个问题,第一个问题:请把你们公司的流程,从顾客到内部决策大致介绍一下。第二个问题:如果可以重新设计这个流程,你会怎么设计。这一步测试要录音,面试之后,请流程专家和组织结构专家给予评分。

测试顾客意识是问两个问题,第一个问题:在公司里,哪个部门对你的部门报怨最多?这个问题的回答,要和第一步过程追溯的回答匹配。候选人在过程回溯中,他所在部门的外端部门,应该就是对他抱怨最多的部门,因为那个部门是他的顾客,他部门的工作,直接影响外端部门的绩效。第二个问题:如果要长期解决他们部门对你的部门的抱怨,你觉得可以怎么做?这个问题的回答,要和第一步测试中的双向规划匹配,即候选人在双向规划中重新设计的流程,应该能解决报怨部门的报怨。

这一步测试也要录音,面试之后,请流程专家和组织结构专家评分。如果候选人的表现突出,建议招进来,并新设一个内部咨询师岗位。把一个能解决系统问题的候选人,任命为部门经理,似乎有点大材小用。内部咨询师,这是朱兰在霍桑工厂的岗位。

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